Navi
Toimijat / Uimahallitapahtuma / Tapahtuman järjestäminen

tapahtuman järjestäminen 

Tästä löydät ohjeet vaihe vaiheelta onnistuneen Vesisankarit-tapahtuman järjestämiseksi.

Ennen tapahtumaa 

  • Valitse tapahtumapäivä. On hyvä varmistaa, ettei kyseisenä päivänä ole muita tapahtumia.
  • Varmista tapahtumapäivän sopivuus myös Vesisankarit-koordinaattorilta. (susanna.aulin (at) kll.fi)
  • Kontaktoi paikallisseurat ja yhdistykset. Paikalliset seurat kutsutaan tapahtumaan toimijoiksi heti, kun tapahtumapäivä on selvillä.
  • Rastipisteet. Toimijat suunnittelevat rastipisteet antamiesi reunaehtojen mukaisesti, huomioiden käytettävissä olevan ajan ja paikan. Ihanteellinen rastipiste on nopeasti toimintaan etenevä.
  • Lähetä tapahtuman tiedot Vesisankarit-koordinaattorille tästä viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. (Toimijat, diplomien määrä jne.)
  • Ensiapupäivystys. Ensiapupäivystys tulee järjestää tarvittaessa. Uimahalleissa uimavalvojien ensiapuvalmius on yleensä riittävä, mutta tämä tulee selvittää tapahtumakohtaisesti.
  • Pelastussunnitelma. Mikäli tapahtumassa on kerralla yli 200 osallistujaa, on tapahtumasta tehtävä pelastussuunnitelma, joka tulee lähettää paikalliselle pelastuslaitokselle 14 päivää ennen tapahtumaa. Vaikka tapahtumassa olisikin vähemmän osanottajia kerralla, on turvallisuuteen liittyviä asioita hyvä miettiä etukäteen.
  •  Tee mainos ajoissa. Voit käyttää Word-mainospohjia sekä Vesisankarit-logoja tapahtumamarkkinoinnissa.

       Mainospohja 1
       Mainospohja 2

 

  • Luo Facebookiin tapahtuma ja lisää meidät rinnakkaisjärjestäjiksi. Näin tapahtumanne näkyy automaattisesti Facebook-sivuillamme.

       Ohje

 
  • Vaihtoehtoja Facebook-tapahtumasivun kansikuvaksi.

       Kansikuva 1
       Kansikuva 2
       Kansikuva 3

 
  • Kuvakollaasi Facebook-tapahtumasivulle.

       Kuvakollaasi


 

  • Lähetämme tapahtumastanne lehdistötiedotteen, mutta kannustamme silti ottamaan yhteyttä myös henkilökohtaisesti paikallismedian toimitukseen.
  • Markkinoi tapahtumaa esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, kaupungin ja uimahallin nettisivuilla, hallin, kaupungintalon sekä kauppojen ilmoitustauluilla. Tiedustele mahdollisuutta lähettää tiedote Wilma-viestillä. 
  • Kaikista Vesisankarit-uutisista toivoisimme skannausta tai valokuvaa. 
  • Välineet toimitetaan uimahallille/kylpylään viimeistään päivää ennen tapahtumaa. 
 

Juuri ennen tapahtumaa ja tapahtumapäivänä

Kaikille avoimen Vesisankarit-tapahtuman järjestämisestä uimahallissa helpottavat oheiset tiedote- ja infopohjat, joita tulostetaan näkyville (ks. organisointivideo alempana). 

Hintamainos  
  • Mainostetaan, että kaikki Vesisankarit toiminta sisältyy uintilipun hintaan. 
  • Sijoita mainos kassan läheisyyteen.
Palautemainos 
  • Laita esille helposti havaittaviin paikkoihin, kuten pukuhuoneiden oviin, hallin aulaan yms. 
  • Kannusta kuulutuksilla antamaan palautetta.
Diplomimainos 
  • Aseta mainos diplomien läheisyyteen asiakkaiden huomion kiinnittämiseksi.
  • Kannusta ja muistuta asiakkaita ottamaan diplomi lähtiessä mukaansa. 
Rasti-infot
  • Tiedotepohja, johon muokkaat tapahtumasi eri toimintapisteiden tiedot lyhyesti.
  • Annetaan jaettavaksi kassalle.
Esimerkkikuva 
  • Toimintapisteet on hyvä merkitä asiakaskokemuksen selkeyttämiseksi.


Vesisankarit-sanaruudukot

Tässä tuostettavia Vesisankarit-teemaisia sanaruudukoita, joita voi sijoittaa esimerkiksi uimahallin aulaan lasten ja aikuisten täytettäviksi.  

Vesisankarit sanaruudukko (helppo) Sanojen merkitykset (helppo)
Vesisankarit sanaruudukko (vaativa) Sanojen merkitykset (vaativa)

Vattenhjältarna ordpussel (lätt) Ordförklaringar till den lättare versionen.
Vattenhjältarna ordpussel (svår) Ordförklaringar till den svårare versionen.


Valmistelu ennen tapahtumaa

  • Kasaa ja aseta Vesisankarit -rantaliput  rastipisteille ja sisäänkäynnille tuomaan näkyvyyttä.Tähän on hyvä varata aikaa n. 30-60 min.
  • Jaa Vesisankarit -toimijaliivit toimijoille, jotta asiakkaat tunnistavat ohjaajat. (Liivit saavat myös kastua, kunhan ne kuivataan ennen pakkaamista.)
  • Infopiste on hyvä olla lähellä sisäänkäyntiä. Aseta siihen Vesisankarit-diplomit sekä tulostettu mainos diplomeista.
  • Pidä alkupalaveri toimijoiden kanssa ennen tapahtuman alkua. (Päivän aikataulun ja sisällön läpikäyminen.)
Tapahtuman aikana
  • Toivota Asiakkaat toivotetaan tervetulleeksi!
  • Jokaisen rastipisteen toiminnasta olisi hyvä saada muutama kuva. Muista kysyä ennen valokuvaamista mahdollisista kuvauskielloista.
  • Esittele mahdollisille lehdistön edustajille tapahtuman sisältö.
Heti tapahtuman päätyttyä
  • Pura ja pakkaa rantaliput. 
  • Tarkista ja pakkaa maskit sekä snorkkelit.  
  • Aseta pelastusliivit kuivumaan. 
  • Pakkaa pelastusliivit kuivumisen jälkeen kasseihin. Matkahuolto noutaa tavarat tapahtuman jälkeen.
  • Tarvittaessa auta toimijoita omien rastipisteidensä purkamisessa.
  • Käy lyhyt palautekeskustelu toimijoiden kanssa: fiilikset tapahtumasta, mahdolliset jatkosuunnitelmat tapahtuman suhteen ja toimijoiden kiittäminen.
  • Muista kiittää kaikkia tapahtuman järjestelyihin osallistuneita. Erityisesti toimijoita. Halutessasi voit tarjota heille esimerkiksi kahvit.
 

Vesisankarit-tapahtuman organisointivideo antaa kokonaiskäsityksen tapahtuman organisoinnista uimahallissa.

 

 

Tapahtuman jälkeen

  • Tarkista, että kaikki on pakattu oikein.
  • Matkahuolto noutaa välineet ja toimittaa seuraavalle uimahallille. 
  • Täytä tapahtumakysely tästä. Kyselyssä kysytään mm. tapahtuman osallistujamäärä, kuvia tapahtumasta, kuvia/skannauksia Vesisankarit-uutisista ja mielipidettäsi ja arviotasi tapahtumasta.

Tsemppiä Vesisankarit-tapahtumien toteuttamiseen!