Luokkien ilmoittautuminen
- Vesisankarit-koordinaattorin kanssa sovitaan, miten luokkien ilmoittautumiset hoidetaan (suoraan hallin kautta / Koululiikuntaliiton lomakkeen kautta).
- Jos ilmoittautumiset hoidetaan Koululiikuntaliiton lomakkeen kautta niin vähintään kuukautta ennen toimitetaan tapahtumasta ohjelmarunko sekä maksimiluokkamäärä Vesisankarit-koordinaattorille, joka luo ilmoittautumislomakkeen tapahtumaan. Paikallisvastaava lähettää opettajille ilmoittautumislinkin innoittavan viestin kera sähköpostitse. Koululiikuntaliitto toimittaa tiedot ilmoittautuneista luokista paikalliskoordinaattorille ilmoittautumisajan päätyttyä.
Tapahtuman aikataulutus
- Koululaiset liikkuvat tapahtumassa luokkana, oman opettajansa johdolla.
- Mikäli tapahtumassa on pieniä luokkia, voi ne yhdistää yhdeksi pienryhmäksi.
- Tunnin aikana kierretään 4 rastipistettä, eli rastiajaksi jää 15 minuuttia siirtymisineen.
- Altaille mahtuu 4 luokkaa kerrallaan, joten päivän aikana on mahdollista liikuttaa 16 luokkaa.
Aikatauluesimerkki
| Ryhmä 1, paikalla klo 9.30 | Ryhmä 2, paikalla klo 10.30 |
| 9.30 Ilmoittautuminen infopisteellä | 10.30 Ilmoittautuminen infopisteellä |
| 9.30-10.00 Vaatteiden vaihto | 10.30-11.00 Vaatteiden vaihto |
| 10.00-11.00 Rastit altaalla | 11.00-12.00 Rastit altaalla |
| 11.00 Suihku ja vaatteiden vaihto | 12.00 Suihku ja vaatteiden vaihto |
| 11.30 Matka takaisin koululle | 12.30 Matka takaisin koululle |
| Ryhmä 3, paikalla klo 11.30 | Ryhmä 4, paikalla klo 12.30 |
| 11.30 Ilmoittautuminen infopisteellä | 12.30 Ilmoittautuminen infopisteellä |
| 11.30-12.00 Vaatteiden vaihto | 12.30-13.00 Vaatteiden vaihto |
| 12.00-13.00 Rastit altaalla | 13.00-14.00 Rastit altaalla |
| 13.00 Suihku ja vaatteiden vaihto | 14.00 Suihku ja vaatteiden vaihto |
| 13.30 Matka takaisin koululle | 14.30 Matka takaisin koululle |
Opettaja- ja toimijainfot
Opettajainfo
Viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa ilmoittautuneille opettajille lähetetään opettajainfo, josta selviää kaikki tarvittavat tiedot tapahtumaan liittyen.
Toimijainfo
Viimeistään viikko ennen tapahtumaa toimijoille lähetetään toimijainfo, josta selviää kaikki oleellinen tapahtumasta, aikataulut, luokkien koot yms.
Ennakkopalaveri toimijoille
Toimijoille on hyvä järjestää ennakkopalaveri ennen tapahtumaa. Palaverissa käydään läpi yhteisesti rastipisteiden sisältö, sijainnit ja turvallisuuteen liittyvät asiat.
Lehdistötiedote
Lehdistötiedote lähetetään paikallisille medioille ennen tapahtumaa. Tiedotteen lähettämisen jälkeen voi vielä soittaa toimittajille perään ja houkutella paikan päälle tekemään juttua tapahtumasta.