Navi
Toimijat / Ennen tapahtumaa

Paikalliskoordinaattorin tehtävät ennen tapahtumaa

Sinisiä linkkejä klikkaamalla löydät valmiit mallit tiedotteista, jotka ovat vapaasti käytettävissänne.

TAPAHTUMAPÄIVÄMÄÄRÄN VALITSEMINEN: on hyvä varmistaa, ettei kyseisenä päivänä ole muita koululaisille suunnattuja tapahtumia.

TILOJEN VARAAMINEN: Kaupungit ovat hienosti tukeneet Vesisankarit -toimintaa ja tarjonneet  tilat tapahtumapäivänä käyttöön. Asia tulee selvittää paikkakuntakohtaisesti.

PAIKALLISSEUROJEN KONTAKTOINTI: Paikalliset seurat kutsutaan tapahtumaan toimijoiksi heti kun tapahtumapäivä on selvillä.

ENNAKKOTIEDOTE KOULUILLE: Tapahtumasta on hyvä tiedottaa kouluja heti, kun tapahtumapäivä on selvillä, jotta opettajat osaavat varautua hyvissä ajoin.

LUOKKIEN ILMOITTAUTUMINEN: Vähintään kuukausi ennen tapahtumaa opettajille lähetetään ilmoittautumislinkki tapahtumaan sähköpostitse. Tapahtumiin ilmoittaudutaan Vesisankarit-nettisivuilta löytyvällä lomakkeella. Koululiikuntaliitto toimittaa tiedot ilmoittautuneista luokista paikalliskoordinaattorille ilmoittautumisen päätyttyä.

RASTIPISTEET: Toimijat suunnittelevat rastipisteet paikalliskoordinaattorin antamiin reunaehtoihin, käytettävissä olevaan aikaan ja paikkaan, sopiviksi. Ihanteellinen rastiaika on 12-15 minuuttia/rastipiste. Hyvin suunnitellulla toiminnallisella rastilla yksi koululuokka ehtii tässä ajassa tutustua aiheeseen. 

AIKATAULU JA RYHMÄJAOT: Koululaiset liikkuvat tapahtumassa luokkana, oman opettajansa johdolla. Mikäli tapahtumassa on pieniä luokkia, voi ne yhdistää yhdeksi ryhmäksi.

OPETTAJAINFO: Viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa ilmoittautuneille opettajille lähetetään opettajainfo, josta selviää kaikki tarvittavat tiedot tapahtumaan liittyen.

TOIMIJAINFO: Viimeistään viikko ennen tapahtumaa toimijoille lähetetään toimijainfo, josta selviää kaikki oleellinen tapahtumasta, aikataulut, luokkien koot yms.

ENSIAPUPÄIVYSTYS: Ensiapupäivystys tulee järjestää tarvittaessa. Uimahalleissa uimavalvojien ensiapuvalmius on yleensä riittävä, mutta tämä tulee selvittää tapahtumakohtaisesti.

PELASTUSUUNNITELMA: Mikäli tapahtumassa on kerralla yli 200 osallistujaa, on tapahtumasta tehtävä pelastussuunnitelma, joka tulee lähettää paikalliselle pelastuslaitokselle 14 päivää ennen tapahtumaa. Vaikka tapahtumassa olisikin vähemmän osanottajia kerralla, on turvallisuuteen liittyviä asioita hyvä miettiä etukäteen.

LEHDISTÖTIEDOTE: Lehdistötiedote lähetetään paikallisille medioille 1-3 päivää ennen tapahtumaa. Tiedotteen lähettämisen jälkeen voi vielä soittaa toimittajille perään ja houkutella paikan päälle tekemään juttua tapahtumasta.

ENNAKKOPALAVERI TOIMIJOILLE: Toimijoille on hyvä järjestää ennakkopalaveri ennen tapahtumaa. Palaverissa käydään läpi yhteisesti rastipisteiden sisältö, sijainnit ja turvallisuuteen liittyvät asiat.